I detta inlägg, som vi inspirerats att skiva efter många samtal med chefer och medarbetare på Personalavdelningar, lyfter vi frågan om hur avdelningens funktion förändrats över tid, och vad man kan göra idag för att dämpa den ökade arbetsbelastningen.

Personal-/HR-avdelningen står idag inte endast inför förändringar i form av namnbyte, utan även i form av uppdragsinnehåll. Avdelningens funktion har tidigare framförallt präglats av sysslor med administrativ karaktär såsom utbetalning av löner, arbetsrätt, arbetsmiljö, personalpolicyer, utbildning, rehabilitering med mera.

Inom många organisationer håller detta på att förändras och på senare tid har vi sett en utveckling där strategiska uppgifter tillkommit allt mer, såsom: employer branding, kompetensförsörjning, outplacement, chefsförsörjning, medarbetarskap, kultur-/värderingsarbete med mera. Mer om detta kan ni läsa i Ahrenfelts artikel "HR:s roll ge service eller utveckla verksamheten"

En fråga som många säkert ställt sig är: Hur ska avdelningen hantera denna ökade arbetsbelastning, utan att för den delen behöva kompromissa med servicens eller personalutvecklingens kvalité? 

Att effektivisera de strategiska uppgifterna är i de flesta fall möjligt men betydligt svårare och mer komplext än att förenkla de rent administrativa sysslorna.

En grundförutsättning för dessa sysslor är att sammanställa information. Hos många HR-avdelningar hittar man den informationen i gamla och nya personalsystem, i pappersakter och ibland ute på vift i andra delar av verksamheten.

Om man istället koordinerade information till en och samma plats, så den fanns digital, sökbar och strukturerad, skulle det i slutändan bli mer tid över för medarbetarna att ägna sig åt andra frågor.      

Klicka på länken nedan för att läsa om hur Piteå Kommun gjort för att förbättra sin hantering av personalakter.

Produktbladet innehåller:

• Kundcase
• Utmaningar
• Lösningen och lärdomar