För över 250 år sedan infördes offentlighetsprincipen. Sedan dess har denna princip varit en av grundstenarna i vårt demokratiska samhälle och ger allmänheten rätt till insyn i den offentliga förvaltningen. Offentlighetsprincipen är inte tidsbegränsad vilket innebär att allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar från såväl befintliga verksamheter som avvecklade. Den som önskar ta del av allmänna offentliga handlingar har rätt att vara anonym. Gäller förfrågan sekretesskyddade handlingar har verksamheten rätt att fråga vem som begär handlingen.
Skyldighet att bevara handlingar
En stor del av de handlingar som upprättas eller inkommer till verksamheter är offentliga och ska finnas tillgängliga för allmänheten. Huvudregeln är att offentlighet går före sekretess. Myndigheter och kommunala företag har skyldighet att bevara och skydda sina handlingar. Inkomna handlingar ska registreras, diarieföras och bevaras enligt rutiner i ordnat skick. Allmänna handlingar ska enkelt kunna hittas därför bör myndigheter ha struktur över all information.
Vilka måste diarieföra?
Alla myndigheter i Sverige är skyldiga att registrera inkommande, och hos myndigheten, upprättade handlingar enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) SFS 2009:400 kapitel 5, § 1-4.
Enligt 6 § i arkivlagen behövs akrivbeskrivningar och arkivförteckningar. En beskrivning ska också finnas enligt offentlighets- och sekretesslagen 4 kap, 2 §. Denna beskrivning ska bland annat innehålla:
- vilka register, förteckningar och sökhjälpmedel som finns
- vilka tekniska hjälpmedel som den enskilde själv kan få använda hos myndigheten vid sökning
- vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om de allmänna handlingarna
- bestämmelser om sekretess
I 4 kap. 1 § i offentlighets- och sekretesslagen framgår att det ska vara lätt för var och en att söka efter allmänna handlingar. Uppgifter om tid för ändringar och gallring ska finns med. Det ska vara lätt att få insyn i handlingen, därför ska förkortningar och interna begrepp inte finnas med.
Diariet ska alltså ge överblick av allmänna handlingar och på så sätt garantera offentlighetsprincip.