Redan på 70-talet började man prata om pappersfria kontor. Sedan datorernas genombrott blev det allt vanligare att arbeta mer digitalt. För många företag kan vägen till ett pappersfritt kontor fortfarande upplevas som lång.

Välj en digital lösning

Första steget mot effektiv digitalisering är att besluta vad som ska digitaliseras, hur och var man vill spara sina dokument och arbeta med dem samt införskaffa önskad lösning.

Många arbetsplatser har ofta redan någon form av digital lösning. En del kanske använder sig av en molntjänst för fildelning och lagring, såsom Google drive. Sådana lösningar kan med tiden skapa oordning samtidigt som det inte ger säker lagring då det är många som hyr lagringsutrymme på ett stort företags server, men inte har någon insyn i hur systemen fungerar.

Prioritera säker lagring

Ett smidigare och säkrare alternativ för lagring av data är att använda sig av ett e-arkiv som du antingen köpt som installerad produkt i företagets servermiljö, eller som en e-tjänst från ett betrott företag som kan visa var och hur lagring sker.

Problemet är att många som fortfarande arbetar med pappersblanketter ofta inte vet i vilken ände de ska börja. Först och främst är det viktigt att sätta upp en strategi och rutin för hur man ska gå tillväga. För att få befintliga pappersdokument i digital form behöver de skannas. Det finns två sätt att genomföra skanning av pappersblanketter, antingen genom att anlita ett skanningsföretag eller genom att utföra skanningen på egen hand. Väljer man att utföra skanningen själv så är det bra att veta att man behöver en egen skanner och en skanningsprogramvara.

Hur ska man gå tillväga för få ett pappersfritt kontor? Vi ger dig tipsen på hur du kan förbereda din digitalisering.

5 steg för att komma igång med din skanning

1. Avsätt tid
   

   Skanning på egen hand är ofta tidskrävande eftersom det många gånger handlar om en hel del dokument. Att göra en tidsplan med prioritering och tydlig ansvarsfördelning för vilka som ska genomföra arbetet och när är en bra väg för ett lyckat digitaliseringsprojekt.

2. Undersök vilka riktlinjer som gäller 
   

   För att börja arbetet i rätt ände när man sedan ska göra sig av med pappersdokument, är det viktigt att kolla med sina jurister hur handlingarna får hanteras. Även Riksarkivet har föreskrifter om hur myndigheter får gallra pappershandlingar. Det som även är viktigt att tänka på är att följa en gallringsplan-/dokumenthanteringsplan som är aktuell och uppdaterad.

3. Automatisera processerna
   

   Många pappersblanketter som kräver en eller flera signaturer, eller annan åtgärd, kan översättas till digitala flöden. Se över vilka blanketter som ska automatiseras samt om det finns några som kan effektiviseras eller som inte behövs. För att hålla en hög standard och god kvalité är det viktigt att processerna blir automatiserade korrekt. Det arbetet underlättas om skanningsprogramvaran kan fånga metadata när dokument skannas. Med metadata menar vi index, det vill säga sådant som personnummer, namn, klassificering/dokumenttyp. Om data inte fångas behöver det registreras manuellt.

4. Gallra materialet
   

   Gallra materialet innan så att endast aktuell information bevaras. Detta minskar kostnaderna och snabbar på hanteringen.

5. Dags att skanna
   

   Som ni kan se är det flertalet steg som ska genomföras innan ni får ett pappersfritt kontor. Dessutom kommer varje moment att ta ganska mycket av er tid. Att köpa in tjänsten är ofta fördelaktigt, speciellt när det handlar om stora volymer av pappersblanketter.

Tidsskillnaden egen skanning kontra skanningsleverantör

Vi har ett exempel på en medelstor kommun där man ser tidsskillnaden för egen skanning och när en skanningsleverantör utför arbetet. Jämförelsen avser preparering och inskanning av 12 000 akter.

Vi hjälper gärna till med skanningen och ofta blir arbetet för er inte mer än att materialet behöver vara preparerat. Det innebär att det inte ska finnas några gem, häftklammer, post it-lappar eller andra föremål på dokumenten.

Underlättar arbetet i framtiden

Hela processen med att gå från pappersblanketter till digitala formulär kan upplevas som överväldigande men det kommer att ge er mycket nytta samt effektivisera och underlätta företagets arbete i framtiden.